Was es zu beachten gilt
Regelmäßig finden in den ersten Monaten eines jeden Jahres Mitgliederversammlungen in den Vereinen statt. Hier soll geregelt werden, was im Laufe des Jahres wichtig ist, welche Aufgaben, Ziele und möglicherweise Feste der Verein im nächsten Geschäftsjahr angehen oder veranstalten will. Auch sind die Abgaben zu prüfen, die von den Mitgliedern verlangt werden, respektive haben die Mitglieder einen Anspruch darauf zu erfahren, was aus ihren Beiträgen, Versicherungsprämien, Pachten und Umlagen geworden ist.
Einigen Vorsitzenden steht der Schweiß auf der Stirn, wenn sie nur schon an die nächste Mitgliederversammlung denken. Dabei haben sie nichts zu befürchten, wenn sie ihre Arbeit im Sinne der Satzung und des Gesetzes im Laufe des Geschäftsjahres erbracht haben. Im Gegenteil. Ihnen gebührt dann auch der Dank der Mitglieder.
Die Mitgliederversammlung und die Vereinssatzung
Die Mitgliederversammlung muss gut vorbereitet sein. Die rechtzeitige Einladung mit der abzuarbeiten Tagesordnung ergibt sich aus der Satzung. Überhaupt ist die wichtigste Regelung, nach der sich sowohl die Mitglieder als auch der Vorstand zu richten haben, die Vereinssatzung. Hier ist nahezu alles Entscheidende geregelt, was die Belange des Vereins betrifft. Mit einem Blick auch während der Versammlung selbst in die Satzung hilft aufkommenden unnötigen Streit über Rechte und Formalien zu vermeiden, sodass man schnell zur inhaltlichen Diskussion kommen kann. In der Argumentation sowohl des Vorstands als auch der Mitglieder hilft das Argument: „Das haben wir schon immer so gemacht“ am allerwenigsten. Man kann schon immer etwas falsch gemacht haben. Wichtig ist, was die Satzung und die möglichen Verträge, letztlich auch das Gesetz dazu vorgeben.
In der Einladung sollten die wesentlichen Themen, die zu behandeln sind, die auch Kosten auslösen werden, benannt werden. Bedenken Sie bei der Vorbereitung der Mitgliederversammlung auch, ob größere Projekte im Laufe des Jahres geplant sind (zum Beispiel der Ausbau einer Wasserleitung, die Instandsetzung des Vereinshauses usw.). Sollten sich die dafür notwendigen Gelder nicht aus dem allgemeinen Budget, das über die Beiträge eingenommen wird, finanzieren lassen, dann überlegen sie im Vorfeld bereits, ob kostenintensiven Maßnahmen schon im folgenden Geschäftsjahr unbedingt umgesetzt werden müssen (dann u.U. eine Umlage beschließen), oder ob sie nicht durch Ansparen (Rücklagenbildung) in den nächsten Jahren verwirklicht werden können, wenn genügend Geld dafür zurückgelegt worden ist.
Kassenbericht und Haushaltsplan erläutern
Auf den Kassierer oder die Kassiererin im Verein kommt häufig größere Bedeutung zu, wenn man teurere Anschaffungen im Vorstand für notwendig hält. Sowohl der Vorsitzende, als auch die Kassenführung sollte in der Lage sein, auf der Mitgliederversammlung Geldbewegungen, die im Verein vorgenommen wurden, im einzelnen darzustellen, Fragen dazu zu beantworten, auch wenn sie manchmal nicht ganz einfach sind. Sie nehmen viel emotionale Argumentation aus der Mitgliedschaft während der Mitgliederversammlung heraus, wenn sie in der Lage sind, die Geldbewegungen zu erläutern und nicht nur einfach die sicherlich geprüften und für richtig befundenen Zahlen im Geschäftsbericht vorzulesen. Man muss nicht jeden Cent begründen, sollte aber in seinem Kassenbericht erklären können, wie sich die Geldbewegungen des Vereins zusammensetzen und warum und wofür der Beitrag ausgegeben wurde.
Fachberater als Teil des Vorstands einbinden
Vergessen Sie auch nicht, dass sie auf der Mitgliederversammlung mit anderen gemeinsam den Verein gestalten wollen, die Kleingartenanlage als Ihren Lebensraum Aufhübschen wollen. Ökologische, wassertechnische oder den nachhaltige Wegebau betreffende Projekte werden schon im Winter besprochen, damit sie im Rest des Jahres realisiert werden können. Beziehen Sie die Fachberater in die Mitgliederversammlung ein, damit die helfen, Umgestaltungen der Kleingartenanlage zu erläutern und zu begründen.
Wahlen auf der MV
Auf nahezu jeder Mitgliederversammlung ist ein Teil oder der gesamte Vorstand neu zu wählen. Bereiten Sie diese Wahl vor. Sprechen Sie den oder die Gartenfreunde schon im Vorfeld an, die bereit und in der Lage wären, mit im Vorstand den Verein zu vertreten. Es sind mehr als man denkt. Nur auf einer Mitgliederversammlung zum ersten Mal angesprochen zu werden, man möge doch bitte das Amt des zweiten Vorsitzenden o. ä. neu übernehmen, führt häufig dazu, dass man keine Person findet, die dazu bereit wäre.
Lassen Sie die Wahlen möglichst von einem Mitglied des Vereins auf der Mitgliederversammlung durchführen, der sonst kein Amt im Verein hat. Er sollte auf jeden Fall auch im Vorfeld angesprochen werden, ob er die Wahlleitung übernehmen möchte. Er kann sich dann auch darauf vorbereiten. Vielfach sehen die Satzungen ihrer Vereine entsprechende Vorgaben vor, wann, wer mit wie viel Stimmen und ob in geheimer Wahl oder offen per Handzeichen gewählt werden muss. Darauf muss man sich etwas vorbereiten. Es ist aber auch nicht so schwer, wenn andere Mitglieder bereit sind, in einer Wahl-Kommission mitzuwirken und die Stimmen auszählen.
Wenn man einige dieser Ratschläge beachtet, dürfte die Durchführung der Mitgliederversammlung keinem Vorstandsmitglied Angst bereiten. Es ist sicherlich nicht ganz einfach, vor 50 oder 60 oder noch mehr anwesenden Mitgliedern zu reden. Niemand der Mitglieder verlangt aber von Ihnen als Vorstand, dass sie eine fehlerfreie Rede halten. Über die Interessen, die der Verein in Zukunft verfolgen will und denen der Verein in der Vergangenheit nachgegangen ist, kann man sicher sprechen. Umgekehrt sollten Sie als Mitglied bedenken, dass diejenigen, die in ihrem Verein vorneweg gehen, Vorstandsmitglieder sind, dies ehrenamtlich machen und meist keine Versammlungsprofis sind. Ein faires Miteinander, eine offene Diskussion bringt den Verein voran und macht ihre Mitgliederversammlung für alle zu einem notwendigen Vereinserlebnis. Als Vorstand bedenken Sie bitte, dass nicht jede Frage ein Angriff auf ihre Vorstandsarbeit ist. Die Allerwenigsten haben wir etwas zu verbergen.
Behandlung der Anträge
Häufig, gegen Ende der Versammlung, stehen die Anträge der Mitglieder oder des Vorstands an, die zu behandeln sind. Bitte bedenken Sie, dass auch in der Einladung schon auf die Anträge hingewiesen werden soll, damit dieser noch rechtzeitig vor der Versammlung allen zugestellt werden können, um entsprechend behandelt zu werden. Nur die Anträge, die rechtzeitig vor der Mitgliederversammlung allen Kleingärtnerinnen und Kleingärtnern bekannt gewesen sind, können und dürfen behandelt werden. Alle anderen müssen Sie auf eine der nächsten Versammlungen verschieben. Jemand, der einen Antrag stellen will, weiß dies meist rechtzeitig. Er kann diesen Antrag jederzeit beim Vereinsvorstand einreichen und muss nicht erst bis ihn die Einladung zur Mitgliederversammlung erreicht abwarten.
Wir wünschen Ihnen gutes Gelingen und werden nach wie vor weiter versuchen zu Schulen, damit Mitgliederversammlungen, die Verwaltungsarbeit im Laufe des Jahres im Verein, die Gestaltung der Kleingartenanlage so erfolgen können, wie sie es im Verein gemeinsam vorsehen ohne dass sie als Vorstand vor der Durchführung einer solchen Versammlung Tränen in den Augen haben müssen.
Text: Hansjörg Kefeder